Гібридна робота змінює не лише майбутнє роботи, а й сьогодення. Ронан Коупленд, генеральний менеджер GVP, EMEA, DocuSign, досліджує, як правильні цифрові інструменти допомагають співробітникам створювати, впроваджувати інновації та краще співпрацювати.

Ніхто не може заперечувати, що останні два роки докорінно змінили світ праці. Офіси та робочі місця закриваються на користь роботи вдома, що змушує осіб, які приймають рішення, не лише забезпечувати наявність правильних процесів та протоколів, а й переоцінювати та прискорювати стратегії цифрової трансформації.

Такі процеси часто призводили до створення спеціальних моделей роботи, але останні дані Управління національної статистики повідомляють, що за останні кілька місяців 2021 року продуктивність за годину вперше перевищила рівень до пандемії, посилюючи цю гібридну віддалену роботу зіграла важливу роль у розвитку бізнесу.

Тепер, коли світ праці знову відкривається, організації активно вивчають, як гібридна робота створюється економікою де завгодно, і цифрові інструменти, такі як електронний підпис та управління контрактами, можуть бути включені до «справжнього» часу роботи.

Потрібні інструменти у потрібний час

Тепер люди очікують на можливість вести бізнес і працювати з будь-якого місця, ефективно створюючи економія у будь-якому місці. У результаті стало зрозуміло, що до 85% менеджерів вважають, що наявність команд із віддаленою чи гібридною роботою стане нормою.

Впроваджуючи електронні підписи, організації не лише пропонують гнучкі методи роботи, але також можуть легко замінити старі, ручні, паперові системи, водночас підвищуючи продуктивність та звільняючи команди, щоб зосередитись на зростанні.

Тим не менш, робота з будь-якого місця ґрунтується на умові, що правильні цифрові процеси, такі як використання електронних підписів, для затвердження чи згоди на електронні форми чи документи. Визнані законом електронні підписи є найбільш практичний, економічний та юридично дійсний спосіб завершення транзакцій, підписання ділових контрактів для підтвердження рахунків і навіть використовуються для перевірки особистості. Не дивно, що електронний підпис DocuSign використовувався більш ніж у 180 країнах для укладання понад мільярда угод, що мають юридичну силу.

Організації, які звикли до паперових документів, часто не усвідомлюють ризик відправлення конфіденційної, часто конфіденційної інформації фізичним способом. Після відправки, навіть з кур’єром, відправник більше не контролює ланцюжок контролю, він не знатиме, хто матиме доступ до документа, оброблятиме, оброблятиме або зберігатиме його.

Навпаки, електронний підпис забезпечує безпечний цифровий робочий процес, який забезпечує чіткий та передбачуваний процес. Відправники мають повну видимість цифрового документа з моменту його відправлення та протягом усього його життєвого циклу. Вони можуть контролювати доступ, підтримуючи стандарти безпеки для бізнесу.

Крім того, під час використання електронного підпису до підписаного документа закладається додатковий рівень захисту. Це супроводжується цифровим контрольним журналом, також відомим як Сертифікат завершення, який документує важливу інформацію, таку як дата, позначка часу, автентифікація особи та IP-адреса. Це є унікальною системою ідентифікації, яка аутентифікує і забезпечує механізм протидії стороні, що підписує, оскаржує свій підпис.

Але здебільшого єдине, що утримує багато компаній від впровадження електронних підписів, — це нерозуміння того, наскільки вони швидші, безпечніші та стійкіші, ніж їхні фізичні аналоги. Так, що опитування DocuSign показало, що дві третини сьогоднішніх користувачів електронного підпису почали використовувати цю технологію в останні два роки, а 88% заявляють, що не планують повертатися до підписання ручкою та папером.

Розумні способи роботи

Існує безліч причин, через які організації переходять на цифрові процеси узгодження, що виходять за рамки їхньої цінності у віддаленому робочому середовищі. З більш широкої точки зору, електронні підписи також приносять користь навколишньому середовищу, допомагаючи підтримувати цілі організації у сфері сталого розвитку. Наприклад, з 2003 року компанія DocuSign та її клієнти разом врятували понад 6 мільйонів дерев, 55 мільярдів аркушів паперу, 22 мільярди літрів води та усунули понад 2 мільярди кілограмів відходів — виключно за рахунок впровадження цифрових процесів узгодження.

Перенесення ручних процесів у хмару ефективне, оскільки робить робочі процеси швидше, безпечніше та стійкіше. Такі технології, як Slack або Google Drive, спростили спільну роботу та обмін файлами, а програмне забезпечення DocuSign CLM (управління життєвим циклом контрактів) безперешкодно керує всіма угодами та документацією, дозволяючи організаціям підвищити відповідність вимогам, прискорити темпи ведення бізнесу, а також усунути непотрібні марно. витрачати.

Це досягається за рахунок автоматизації завдань, управління складними робочими процесами та навіть усунення вузьких місць у ланцюжку процесів, щоб зробити всю роботу більш ефективною. Такий посилений контроль досягається за рахунок стандартизації процесів, економії часу юристів, розширення можливостей для бізнесу та виявлення нових тенденцій.

Останні два роки змінили не лише майбутнє роботи, а й сьогодення. Гібридна робота стала нормою, що підтримується цифровими процесами, які підтримують та стимулюють економіку у будь-якому місці. Щоб використати цей досвід, організації, які хочуть досягти успіху в сучасному гібридному світі, повинні зробити електронні підписи та додаткові технології цифрових угод невід’ємною частиною своєї спільної стратегії досягнення успіху.