Це барабан, який я продовжуватиму бити, але кожна компанія, незалежно від того, наскільки малі чи великі її витрати на поїздки, повинна мати чітку та просту політику щодо поїздок.

Можливо, до того, як фраза «ти на ньому» стала частиною нашого повсякденного лексикону, мандрівники були щасливі мандрувати наодинці. Але з похмурих днів 2020 року все змінилося, і замість того, щоб ганятися за найнижчими тарифами чи балами лояльності, бронювальники та мандрівники зосереджені на інформації, спілкуванні, гнучкості, стійкості та безпеці.

Є нові питання, які потрібно ставити та відповідати. Наприклад, які заходи вжила ваша компанія для забезпечення безпеки жінок-мандрівниць? Як ви підтримуєте здоров’я та благополуччя своєї команди, коли вони в дорозі? Чи надаєте ви можливості для більш екологічних подорожей?

Добре спланована політика щодо відряджень вирішує всі ці питання, а також враховує особисті переваги ваших співробітників. Це зробить вас менш схильним до ризику, усуне витік (відомий як шахрайські бронювання) і допоможе вам контролювати свої витрати на поїздки.

Сунь-цзи говорив, що якщо ви «більше потієте у мирний час, то менше стікаєте кров’ю в бою». І хоча це може здатися драматичним, правда в тому, що якщо ви витратите небагато часу та зусиль на правильну політику щодо поїздок, ви налаштовуєте себе на величезний прибуток (і набагато менше стресу) у довгостроковій перспективі.

Ось лише п’ять причин, щоб закласти фундамент зараз:

Це клей, який тримає усі разом

У сьогоднішньому глобальному бізнес-середовищі старої моделі «з дев’яти до п’яти» більше немає. Натомість організації жонглюють офісними співробітниками, співробітниками, які працюють вдома, а також консультантами та командами, розкиданими по континентах. Додайте до цього обмежені бюджети, нові цілі в галузі сталого розвитку та складності, що продовжуються, пов’язані з COVID-19, і вам є над чим подумати.

Політика відряджень гарантує, що ваша команда знає, як бронювати; хто підписується на подорож; процес управління та подання витрат; протоколи безпеки вашої компанії; і що робити в екстрених випадках. Тут немає місця для інтерпретації, і ваш поліс стане сполучною ланкою, яка скріплює всю вашу програму поїздок, полегшуючи життя всім учасникам.

Навіть «дитячі кроки» мають велике значення

Складання політики поїздок не повинно бути страшним чи обтяжливим процесом. Фактично справді надійна «стартова політика» охоплює лише основи, такі як:

  • Чи існують якісь обмеження на те, хто куди подорожує, чи то місцевий, чи то міжнародний? Іншими словами, чи вважаються якісь напрямки підвищеним ризиком?
  • Чи існують якісь обмеження на поїздки у певні періоди, наприклад, під час аудиту чи наприкінці фінансового року? І як довго ваші мандрівники можуть бути поза офісом?
  • Як бронювати відрядження? Онлайн або з відданим TMC?
  • Чи є кращі партнери, коли йдеться про перельоти, проживання та оренду автомобілів?
  • Хто відповідає за оформлення поїздки та який процес?
  • Як мандрівники повідомляють про свої витрати і що можна (і що не можна) вимагати назад?

Це заощадить вам гроші

Нижня лінія? Наявність тревел-політики, як і раніше, є способом номер один для бізнесу заощадити гроші. І цифри не брешуть.

Завдяки новій політиці щодо поїздок нашому клієнту, Ангусу Найт, вдалося заощадити:

  • 10 тисяч фунтів стерлінгів на рік на проживання; а також
  • 15 тисяч фунтів стерлінгів на рік на авіаквитки; а також
  • 47% їхніх загальних витрат на подорожі за рахунок переходу на наш інструмент онлайн-бронювання.

Зобов’язавши та об’єднавши свої витрати на поїздки з кращими постачальниками, вони раптово отримали доступ до оптових знижок, ексклюзивних тарифів та безлічі пільг. Однак важливим є те, що вони змогли усунути витік — коли гроші губляться, часто непомітно, тому що немає інструкцій (або підзвітності) щодо того, як, де і коли співробітники можуть бронювати поїздки.

Це допомагає з плануванням, бронюванням та звітністю

Хороша туристична політика також підтримує хорошу платформу онлайн-бронювання та навпаки. Завдяки корпоративному мандрівнику Melon мандрівники мають доступ до широкого спектру туристичного контенту, який відповідає політиці та цілям вашої компанії щодо поїздок. Що це означає? Не тільки бронювання та управління

мандрувати стало набагато простіше як для мандрівників, так і для тих, хто бронює квитки, але раптово у вас з’явиться доступ до чистих робочих даних, які є потужним інструментом.

Як зрозумів Ангус Найт, повна прозорість ваших витрат на поїздки означає, що ви можете отримати уявлення про поведінку вашої компанії у поїздках, визначити потенційну економію, керувати своїм бюджетом та впевнено складати звіти.

У цю ризиковану епоху це важливіше, ніж будь-коли

Окрім COVID, ділові поїздки можуть бути непередбачуваними. Будь-яка політика щодо поїздок повинна охоплювати безпеку та благополуччя мандрівників. Наприклад, як ви підтримуватимете зв’язок зі своїми мандрівниками, поки вони в дорозі? Як ви відстежуватимете місцезнаходження кожного з метою безпеки? Який аварійний протокол, якщо щось станеться?

Довірте своєму TMC допомогу в розробці комплексної стратегії управління ризиками, яка включає все, від кількості мандрівників, які можуть літати одним рейсом, до страхування і медичного страхування.

Щиро кажучи, політика подорожей має бути наріжним каменем вашої програми подорожей. Це живий документ, який слід регулярно переглядати та оновлювати, щоб він відповідав мінливим потребам вашої організації та цілям сталого розвитку.

Жоден малий та середній бізнес не може обійтися без нього, тому ми розглянули його в Інструментарії корпоративних поїздок для малого та середнього бізнесу від Company Traveller. Цей безкоштовний ресурс дасть вам поради про те, як розробити ідеальну політику щодо поїздок, де можна заощадити, не ставлячи під загрозу безпеку мандрівників, про підводні камені некерованих поїздок та багато іншого.


Енді Хеглі

Пропрацювавши у сфері ділових поїздок 10 років, Енді став генеральним директором Company Traveller у 2017 році, принісши багатий досвід попередніх посад у розвитку бізнесу, управлінні клієнтами та операціях. Енді приділяє особливу увагу забезпеченню чудової якості обслуговування клієнтів, якого клієнти не отримають більше ніде, а також пропонує продукти та послуги, що спрощують ділові подорожі. Енді вважає, що, прислухаючись до індивідуальних потреб, ми можемо допомогти нашим клієнтам досягти їхніх бізнес-цілей.