Ділові подорожі повертаються! Фактично Глобальна асоціація ділових поїздок (GBTA) вважає, що глобальні витрати на ділові поїздки досягнуть рівня 2019 року до 2024 року, на цілий рік раніше, ніж прогнозувалося раніше.

Це захоплюючий час. Тим більше, що саме малі та середні компанії забезпечують відновлення, а не корпоративні гіганти.

З іншого боку, керувати поїздками для кількох людей складніше, ніж ви думаєте, і зараз це трохи складніше. Подумайте про закриття кордонів, обмеження на поїздки та правила Covid. Це складно і вимагає багато часу для однієї людини, яка бронює поїздки для всіх співробітників вашої компанії.

Бізнес, що здійснює 50 бронювань поїздок на місяць, щорічно втрачає більше 10 000 фунтів стерлінгів через витрачений час (це наші власні розрахунки). Пошук та бронювання навіть найпростішої поїздки онлайн може зайняти до 49 хвилин. І компанія може витратити до 10% свого бюджету на поїздку лише на збори за зміну та скасування бронювання.

Більшість малих і середніх підприємств не мають часу на власні поїздки, особливо коли команда швидко розширюється і вони подорожують усіма куточками світу.

Це саме те, що сталося з Bennett Aviation, коли вони мали сплеск зростання. Несподівано бронювання поїздок у будь-який час і в будь-якому місці стало непосильним завданням для однієї людини. Було мало способів легко відстежити, де люди знаходилися у будь-який момент часу і скільки це коштувало. Процеси були незграбними, і незабаром адміністрація Bennett була завалена складними запитами на відрядження та змінами.

Але не бійтеся! Існують способи, якими ви можете контролювати свої ділові поїздки.

Зрозумійте зневіру, з якою стикається ваша команда

Ви коли-небудь розмовляли телефоном із кол-центром авіакомпанії? Це може тривати кілька годин, коли відбувається серйозна подія. Це великий біль, особливо якщо ви мандрівник, що застряг у країні, або якщо ви виконавчий помічник, який прив’язав подорож до своїх звичайних повсякденних обов’язків. Ніхто не хоче проводити весь цей час в очікуванні того часу, який і без того є напруженим.

Уявіть, що комусь потрібна допомога у неробочий час чи у вихідні. Кому дзвонять до вашої компанії, яку підтримку отримують? Зважаючи на те, якими були останні два роки, це важливо враховувати.

Тоді подумай про адмін. Надходження, витрати та відстеження ваучерів та кредитів. Скільки часу витрачають мандрівники та фінансовий відділ на те, щоб переконатися, що все гаразд? Як дізнатися реальну вартість відряджень, якщо скласти вартість авіаквитків, готелю, таксі та харчування?

Зменшити навантаження на людей та ризик

Безпека та благополуччя зараз мають велике значення у всіх сферах бізнесу. І це не припиняється, коли ваша команда вирушає у подорож іншими країнами.

Якщо ваші мандрівники самі бронюють поїздки, як дізнатися, куди вони їдуть, у кого вони бронюють квитки і чи ризикують вони? Страшний. Як їх роботодавець, ви несете повну відповідальність за своїх людей, коли вони в дорозі.

Є компанії та технології, які можуть допомогти. Для мандрівників дуже важливо знати, що ви підтримуєте їх, особливо якщо виникла надзвичайна ситуація, і з ними потрібно зв’язатися і вирушити додому.

Знайте, що ви витрачаєте

Ділові поїздки зазвичай займають перші три місця у звіті про прибутки та збитки компанії; це величезна категорія витрат. Це означає, що важливо контролювати свої витрати та визначати економію скрізь, де це можливо.

Як почати? Це все в даних, таких як:

  • Річні витрати на перельоти
  • Річні витрати на готелі
  • Популярні маршрути, наприклад, Лондон – Берлін або Едінбург – Нью-Йорк.

Коли у вас є ця інформація, у вас є база, щоб почати заощаджувати гроші всіма можливими способами. Спеціалізоване агентство ділового туризму, такого як Company Traveler, має всі тактики і контакти, щоб допомогти. Якщо ви регулярно користуєтесь авіакомпанією, ми можемо поговорити з авіакомпанією та отримати пільгові ціни. Інформаційні панелі можуть відображати інформацію про бронювання в режимі реального часу, а звіти можна отримати за лічені хвилини.

Переглянути бронювання на безлічі різних веб-сайтів

Коннор з відділу продажів повинен зосередитися на своїх клієнтах, а не годинами шукати авіаквитки та готелі. Нескінченні пошуки в Інтернеті та наявність усіх цих відкритих вкладок витрачають даремно так багато часу. З правильною технологією бронювання поїздки (включаючи готель та оренду автомобіля) може тривати менше п’яти хвилин.

За нашими оцінками, ви заощадите в середньому 12,96 фунтів стерлінгів на бронюванні, якщо використовуватимете такий інструмент, як наш. Крім того, коли ви думаєте про дані, коли все заброньовано в одному місці, ви можете отримати знижки та доступ до спеціальних корпоративних пропозицій та привілеїв, які ви не можете отримати більше ніде. Це безпрограшний варіант, хоч би як ви на це подивилися.

Виберіть туристичного партнера, який працює на вас

Ваш бізнес використовує Groups чи Slack? Квікбуки чи Сейдж? Як і у всіх платформ, у них є свої плюси та мінуси, можливості та особливості. Ви вибрали найкращий інструмент для ваших потреб.

Туристичні компанії, також відомі як компанії з управління поїздками (TMC), у нашому світі нічим не відрізняються. Ви можете працювати з місцевою туристичною компанією, глобальною TMC або бронювати поїздки через декілька веб-сайтів та постачальників. Зрештою, вам потрібно враховувати три речі:

  1. Культура — Виберіть компанію, яка відповідає вашому баченню та цінностям
  2. Технічні можливості – ніколи не погоджуйтесь на менше, ніж потрібно вашому бізнесу
  3. Ціни, включаючи приховані витрати

Немає сумнівів у тому, що малі та середні компанії сприятимуть відновленню економіки Великобританії після пандемії. Ось чому ми створили Інструментарій корпоративних поїздок для малого та середнього бізнесу. Він підкаже, з чого почати формалізацію процесів бронювання подорожей, де можна заощадити, не ставлячи під загрозу безпеку мандрівників, про підводні камені випадкового онлайн-бронювання та багато іншого.


Енді Хеглі

Пропрацювавши у сфері ділових поїздок 10 років, Енді став генеральним директором Company Traveller у 2017 році, принісши багатий досвід попередніх посад у розвитку бізнесу, управлінні клієнтами та операціях. Енді приділяє особливу увагу забезпеченню чудової якості обслуговування клієнтів, якого клієнти не отримають більше ніде, а також пропонує продукти та послуги, що спрощують ділові подорожі. Енді вважає, що, прислухаючись до індивідуальних потреб, ми можемо допомогти нашим клієнтам досягти їхніх бізнес-цілей.